Asiakirjajulkisuus

Asiakirjalla tarkoitetaan paitsi perinteistä paperiasiakirjaa, myös esimerkiksi sähköistä tiedostoa tai audiovisuaalisessa muodossa olevaa tallennetta, esimerkiksi videotaltiointia kunnanvaltuuston kokouksesta. Viranomaisen asiakirjan käsite määritellään julkisuuslaissa (5 §).

Asiakirja voi olla osittain tai kokonaan salassa pidettävä vain silloin, kun siitä on erikseen säädetty laissa. Salassa pidettävistä viranomaisen asiakirjoista säädetään julkisuuslain 24 §:ssä, jonka perusteella asiakirja voi olla salassa pidettävä. Lisäksi salassapidosta säädetään joissain erityislaeissa, erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon osalta. Kunnan asiakirjojen salassapito määräytyy pääsääntöisesti julkisuuslain mukaisesti. Jos viranomainen ei voi antaa tietoa asiakirjasta, pitää pyytäjälle kertoa peruste, eli millä lainkohdalla asiakirja on salassa pidettävä tai miksi se on ei-julkinen.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Rautjärven kunnan asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvaus tehdään palvelemaan kansalaisen tarpeita. Kuvauksen laadin­nassa on kiinnitetty erityistä huomiota tiedon selkeyteen ja ymmärrettävyyteen kansalaisen näkökul­masta.

Rautjärven kunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan kunnan asiointipisteeseen, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Asiointipiste toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealle taholle.

Asiakirjan tyypin mukaan kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko digitaalisina, analogisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Rautjärven kunnanhallitus päättää asiakirjoista perittävistä lunastuksista ja asiakirjojen antamisesta perittävien maksujen perusteista ja suuruudesta.

Omat rekisteritiedot voi tarkistaa, oikaista, siirtää tai poistaa. Täytä alla olevista lomakkeista oikea vaihtoehto koskien omia tietojasi ja toimita se henkilökohtaisesti Rautjärven kunnantalolle asiointipisteeseen, Simpeleentie 12, 56800 Simpele. Lomakkeen luovutuksen yhteydessä on aina todistettava henkilöllisyys.